Encargos trabalhistas CLT: quais são os custos e como calcular?

Os gestores de uma empresa possuem diversas obrigações em relação aos seus funcionários. Afinal, é preciso cumprir todas as exigências da legislação, pagar o salário em dia e se responsabilizar pelos encargos trabalhistas.

Ademais, os encargos precisam ser considerados no planejamento financeiro do negócio. Isso porque eles possuem o caráter de obrigatoriedade da empresa em relação aos funcionários e às leis do país — e não os pagar pode acarretar processos, multas e outros problemas. Você sabe quais são os principais encargos devidos aos seus colaboradores?

Se você ficou interessado no assunto, continue a leitura deste conteúdo. Nele, você aprenderá o que são os encargos trabalhistas, quanto eles custam e quais são os principais exemplos.

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O que são encargos trabalhistas?

Os encargos trabalhistas são valores devidos aos empregados de uma empresa que não caracterizam o pagamento de salário. Dessa maneira, além de pagar a remuneração combinada do contrato de trabalho, a empresa precisa quitar esses encargos quando há um direito do trabalhador.

Você pode, então, entender os encargos como benefícios do trabalhador. Esses direitos servem como uma forma de remuneração ou indenização por situações ocorridas durante a jornada de trabalho ou por obrigatoriedade legal.

Nesse contexto, eles podem ser disciplinados pela Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) ou por normas legais a respeito de direitos trabalhistas e sociais. Portanto, é fundamental conhecê-los e aplicá-los na empresa.

Quais os principais encargos sobre folha de pagamento?

A seguir, você conhecerá os principais encargos trabalhistas sobre a folha de pagamento. Veja só:

Férias

As férias são um direito trabalhista bastante conhecido, mas você sabia que elas também acarretam encargos para a empresa?

A cada 12 meses de trabalho — tempo chamado de período aquisitivo — o empregado terá direito a 30 dias de férias nos próximos 12 meses, o chamado período concessivo. Além disso, no mês em que estiver afastado, ele receberá o valor equivalente à média salarial do período aquisitivo.

Sobre o montante, ainda incide o terço constitucional. Ele é um adicional de ⅓ do salário bruto pago no mês de férias. Do total, serão descontados o Imposto de Renda (IR), quando devido, e a contribuição do INSS.

Décimo terceiro

O décimo terceiro salário é um direito trabalhista chamado de gratificação natalina. Todos os anos, o empregado terá direito a um mês de salário a mais que deve ser pago pelo empregador. A quitação pode ser feita em duas parcelas — a primeira até dia 30 de novembro e a segunda até dia 20 de dezembro.

O pagamento considera o salário líquido do empregado no mês de dezembro e é proporcional ao número de meses trabalhados durante o ano. O cálculo é simples: basta dividir o salário de novembro por 12 e depois multiplicar o resultado pelo número de meses de trabalho no ano (essa será a primeira parcela).

Depois é possível fazer o mesmo cálculo para a segunda parcela. Contudo, é necessário aplicar os descontos de INSS e de IR à fórmula no segundo pagamento. Ainda, se houver diferenças salariais em relação ao que foi calculado na primeira prestação, elas podem ser compensadas.

Licenças

Os gestores também precisam considerar as licenças devidas aos empregados como um encargo trabalhista. A CLT lista quais são as licenças remuneradas — aquelas em que o empregado se afasta do trabalho, mas continua recebendo salário.

As principais são:

• licença-maternidade;
• licença paternidade;
• licença médica;
• licença para o serviço militar obrigatório.

Nesses casos, o salário deve ser pago pela empresa pelo período em que o empregado ficar afastado. O tempo de afastamento depende do tipo de licença e das circunstâncias do caso, existindo situações em que o INSS reembolsa os valores.

Adicionais de insalubridade e noturno

Quando o trabalhador exerce suas atividades em um ambiente insalubre — que pode causar danos à saúde — ele deve receber o adicional de insalubridade.

Esse valor se dá em três níveis:

• grau mínimo: adicional de 10% sobre o salário-mínimo;
• grau médio: adicional de 20% sobre o salário-mínimo;
• grau máximo: adicional de 40% sobre o salário-mínimo.

Para determinar o grau de insalubridade, é preciso contar com laudos técnicos elaborados por um médico ou técnico de segurança do trabalho. Assim, a empresa conseguirá pagar mensalmente o valor devido ao empregado.

Já o adicional noturno, no trabalho urbano, é destinado aos trabalhadores que realizam as suas atividades entre as 22 horas de um dia e as 5 horas do dia seguinte. Nestes casos, haverá um adicional de 20% sobre o salário por hora, além de se considerar uma hora de trabalho igual a 52 minutos e 30 segundos.

Vale-transporte

Outro encargo trabalhista importante é o pagamento de vale-transporte ao empregado da empresa. Esse é um benefício antecipado pelo empregador para utilização em meios de transporte no deslocamento da residência até o trabalho e vice-versa.

Todos os empregados têm direito ao vale-transporte. Entretanto, eles devem informar o local de residência, os meios de transporte utilizados para chegar ao trabalho e o número de vezes do deslocamento por dia.

Uma parte do vale-transporte é custeada pelo próprio trabalhador. Neste caso, a empresa deve descontar uma parcela de, no máximo, 6% do salário básico do empregado. Se esse valor não for suficiente para cobrir os custos, a companhia deve arcar com a despesa excedente.

Vale ressaltar que a empresa também pode realizar o pagamento em dinheiro ao empregado. Se isto acontecer, o montante deve constar na folha de pagamento do mês, com a devida discriminação.

FGTS

Por fim, é relevante destacar o pagamento do FGTS — Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. Ele, na verdade, é um encargo social (conceito que você aprenderá adiante) e devido a todos os trabalhadores da empresa.

O montante corresponde a 8% do salário bruto do empregado, mas não deve ser descontado do pagamento devido. Desse modo, a empresa verifica qual é o salário pago no mês, considerando todos os adicionais, e calcula 8% sobre esse montante.

Também vale destacar a multa de 40% dos depósitos do FGTS em caso de demissão sem justa causa. Quando a empresa demite um funcionário, é preciso pagar essa multa que incide sobre todo o saldo depositado pelo empregado em relação ao FGTS.

Apesar de o encargo por demissão não ser devido mensalmente, é fundamental fazer a provisão nas contas, tendo em vista sua obrigatoriedade. Ainda, há situações em que a multa será devida em outros valores. Na demissão por comum acordo, por exemplo, ela será de 20%.

Como calcular os encargos trabalhistas?

Agora que você já sabe o que são os encargos trabalhistas e os principais pagamentos relacionados a eles, pode aprender como realizar o cálculo do valor devido. Essa questão deve ser uma prioridade da empresa, tendo em vista que pode haver sanções por uma contabilidade equivocada.

Ainda, saiba que a forma de calcular os encargos trabalhistas leva em conta o regime tributário adotado pela empresa. Por isso, fique atento a essas questões antes de efetuar o pagamento e planejar o orçamento.

Confira a seguir como realizar os cálculos em cada regime tributário:

Simples Nacional

O Simples Nacional é um regime tributário em que o pagamento de diversas taxas é unificado em um documento. Ele foi criado em 2006 — por meio da Lei Complementar n.º 123 — para desburocratizar a contabilidade de empresas.

Esse regime pode ser adotado pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte com faturamento de até R$ 4,8 milhões por ano. O Simples Nacional é de caráter facultativo, então a adesão não é obrigatória.

O cálculo dos encargos trabalhistas para empresas do Simples Nacional depende do gasto com a folha de salários em cada mês. Afinal, é preciso considerar a situação dos funcionários, se tiraram férias, se estão recebendo o décimo terceiro etc.

Por esse motivo, costuma-se realizar um cálculo anual do custo com os encargos trabalhistas — que será provisionado pela empresa mensalmente. Isto não significa que esse é o gasto efetivo mensal, mas sim uma média, considerando todos os encargos provavelmente devidos no ano.

É possível considerar os seguintes percentuais sobre o salário mensal:

• Férias mais ⅓ sobre as férias: 11,11%;
• Décimo terceiro: 8,33%;
• FGTS: 8% recolhido mensalmente mais 3,2% referente à multa por rescisão sem justa causa.

Já outras verbas, como os adicionais por insalubridade e noturno ou vale-transporte, dependem de cada caso. Por isso, faça um estudo sobre os direitos trabalhistas de cada empregado.

No caso do Simples Nacional, o encargo social referente ao INSS patronal é pago junto ao Documento de Arrecadação do Simples Nacional (DAS). Ele tem uma alíquota de 11% sobre o faturamento bruto da empresa.

Mas existe uma exceção a essa regra nas situações em que as atividades da empresa estejam enquadradas no anexo IV do Simples Nacional. Nesta situação, o INSS patronal mensal terá o montante de 20% sobre o salário do empregado.

Lucro Real e Lucro Presumido

Os gestores também podem optar pelos regimes tributários do Lucro Real ou do Lucro Presumido. Essas duas modalidades possuem regras idênticas em relação aos encargos trabalhistas, então é possível entendê-las em conjunto.

O regime de Lucro Presumido pode ser escolhido por todas as companhias que assim desejarem. Contudo, elas não podem ter uma receita superior a R$ 78 milhões por ano. Também há restrições para atuantes do mercado financeiro e com capital oriundo do exterior.

Já o Lucro Real é o regime padrão das empresas. Logo, se não houver a definição do regime tributário nos seus documentos oficiais, ele será o Lucro Real. Além disso, o Lucro Real é obrigatório para as empresas que faturam mais de R$ 78 milhões ao ano.

Em relação aos encargos trabalhistas, a lógica segue a mesma das empresas optantes pelo Simples Nacional. Desta forma, é fundamental realizar uma provisão mensal, baseada na média de pagamentos anual.

Nesse contexto, também se aplicam as porcentagens que você conheceu anteriormente em relação às férias, décimo terceiro e FGTS. No entanto, é preciso ter atenção redobrada ao pagamento do INSS patronal.

Nos regimes de Lucro Real e Lucro Presumido, o encargo referente à contribuição Previdenciária será sempre de 20% ao mês. Ele incide sobre o salário do empregado, somando as parcelas com natureza remuneratória.

Ademais, há incidência de parcelas chamadas de SAT e RAT, referentes à prevenção a acidentes de trabalho. Por fim, pode ser aplicado o pagamento de salário educação e contribuição ao Sistema S.

Exemplos de cálculos

Você já aprendeu como provisionar os pagamentos de encargos trabalhistas aos funcionários de acordo com uma média mensal. Para consolidar essas informações, vale a pena conhecer exemplos de cálculos em cada regime tributário.

Para todos eles, usaremos como exemplo um empregado com salário de R$ 3 mil, que não recebe adicionais. Dessa maneira, suas verbas normais são apenas férias, FGTS, contribuição do INSS e décimo terceiro salário.

Se a empresa for optante pelo simples nacional, a provisão de verbas para os encargos trabalhistas considerará apenas as férias, o FGTS e o décimo terceiro. A conta fica assim:

provisão de encargos do mês = (3.000 x 11,11%) + (3.000 x 8,33%) + (3.000 x 11,2%)

Como resultado, a provisão de encargos trabalhistas desse empregado no mês deve ser de R$ 919,20. Vale saber que nem todo esse valor deve ser recolhido no mês. Essa é apenas uma provisão mensal de todas as verbas devidas no ano.

Já nos casos em que a empresa opta pelo regime de Lucro Real ou Lucro Presumido, adicionam-se os custos com o INSS, SAT, RAT e Sistema S. A alíquota desta última contribuição depende da atividade em que a empresa está inserida. No exemplo, utilizaremos a alíquota de 1%.

A conta fica assim:

provisão de encargos do mês = (3.000 x 11,11%) + (3.000 x 8,33%) + (3.000 x 11,2%) + (3.000 x 20%) + (3.000 x 3%) + (3.000 x 1%)

Nessa situação, a provisão de encargos trabalhistas deve ser de R$ 1.639,20. Apesar de a diferença ser bastante expressiva, vale lembrar que o INSS, no caso do Simples Nacional, será recolhido sobre o faturamento bruto da empresa, o que ainda aumentará os encargos ao final.

Qual é a diferença entre encargos sociais e trabalhistas?

Os gestores também podem ouvir falar dos encargos sociais referentes ao pagamento dos trabalhadores da empresa. Você sabe qual é a diferença desses encargos para os trabalhistas?

Os encargos sociais não são pagos diretamente ao empregado. Os valores são destinados a uma conta vinculada ao trabalhador ou para o financiamento de programas governamentais, como a Seguridade Social.

Logo, os encargos sociais são pagamentos devidos pela empresa que beneficiam o trabalhador, mas não são pagos diretamente a ele. No caso do INSS, por exemplo, o dinheiro descontado do salário e a parte patronal é destinada ao Estado.

Esses valores financiam o sistema de aposentadorias, pensões, auxílios e outros benefícios. Assim, os trabalhadores também terão direito às prestações do INSS, caso seja necessário nas situações de doença, velhice ou morte.

Já o FGTS é depositado em uma conta da Caixa Econômica Federal própria do trabalhador. No entanto, esses valores não podem ser movimentados pelo empregado, exceto em situações específicas.

Entre os casos em que se pode utilizar o FGTS estão a aposentadoria, a demissão por justa causa e a compra de casa própria. Portanto, esse é mais um encargo social que, apesar de não ser pago diretamente ao trabalhador, traz benefícios a ele.

Também vale citar o PIS/PASEP e a contribuição do Sistema S. O primeiro é um pagamento efetuado pela empresa mensalmente, com o objetivo de promover a integração do empregado na vida e no desenvolvimento dos negócios.

Já o Sistema S é uma contribuição feita pela empresa, mas depende da atividade em que ela está inserida. Ele financia determinadas entidades governamentais ligadas ao bem-estar, lazer, educação e qualidade de vida.

Como os encargos trabalhistas interferem no custo do funcionário?

Entender quais são os encargos trabalhistas e como realizar o cálculo de cada um deles é importante para conhecer os custos que o funcionário gera para a empresa. Afinal, os gastos vão além do pagamento de salários.

Quando se faz um cálculo pensando apenas no salário devido ao trabalhador, as contas não serão precisas ao final do mês. Isto acontece porque os encargos trabalhistas são uma obrigação da empresa e, se não forem pagos, podem gerar consequências legais e administrativas.

Imagine que o funcionário tenha um salário em carteira de R$ 3.000. Contudo, o ambiente em que ele realiza as suas atividades está exposto a agentes nocivos à saúde, o que caracteriza uma insalubridade de grau médio.

Nesse caso, aplica-se o adicional de 20%, calculado sobre o salário-mínimo. Considerando apenas a insalubridade, o valor devido mensalmente não é de R$ 3.000, mas sim de R$ 3.242,40, considerando valores de 2022.

Em um ano, a diferença entre o salário em carteira e o realmente devido com o encargo trabalhista é de R$ 2.908,80. Percebe como o custo de cada funcionário é bastante influenciado pelos encargos aos quais ele tem direito?

Multiplicando esses valores por todos os funcionários da empresa, a diferença de custos será expressiva. O exemplo utilizou apenas a insalubridade, mas há outros encargos bastante relevantes como hora-extra, férias, décimo terceiro.

Assim, os encargos devem ser sempre considerados antes da contratação de um funcionário. Os valores são essenciais para a contabilidade, para o planejamento financeiro e para a composição de planos estratégicos do negócio.

Por que a empresa precisa saber quais são os encargos trabalhistas?

Agora que você já conhece todas essas regras e cálculos a respeito dos encargos trabalhistas, é preciso destacar qual é a relevância dessas informações para a empresa.

Confira a seguir alguns motivos para a sua empresa saber sobre os encargos trabalhistas:

Adequação à lei

O primeiro motivo para entender quais são os encargos trabalhistas é a adequação à lei. A CLT e outras normas sobre o assunto dispõem sobre os encargos trabalhistas e sociais, além de falar seus valores e obrigatoriedade.

Se a empresa não calculá-los corretamente e não pagá-los ao trabalhador, cometerá uma ilegalidade. Nesses casos, a própria legislação prevê as punições cabíveis ao negócio, de acordo com a falta de pagamento.

Pode haver multas, sanções administrativas, proibição de contratação com o Poder Público e dificuldade para aquisição de crédito.

Os empregados também podem propor uma reclamatória trabalhista para realizar a cobrança dos valores devidos. Este é um procedimento judicial, julgado por um juiz e que deve seguir as normas da CLT.

Ao final, o julgador determinará quais são as verbas devidas ao empregado em relação aos encargos. Vale a pena destacar que os trabalhadores podem cobrar os encargos não pagos dos 5 últimos anos (a partir da data da ação), o que pode gerar um pagamento alto à empresa.

Saúde financeira

Outro motivo relevante para a empresa saber a respeito dos encargos trabalhistas está relacionado à saúde financeira. Ao contratar um novo funcionário, os gestores já devem saber qual será o custo médio dele para o negócio.

Como você viu, esse cálculo não depende apenas do salário, mas de todos os pagamentos realizados — inclusive os encargos trabalhistas. Com isso, é possível verificar se a contratação é viável e quanto ela custará para a empresa na prática.

Tendo essas informações, os gestores podem responder diversas perguntas importantes, como:

• O trabalho prestado pelo funcionário superará os custos relacionados?
• Como é possível reduzir o pagamento de encargos trabalhistas de forma legal?
• Qual é o número adequado de empregados em relação à produção da empresa?

Ter a resposta dessas perguntas é essencial para a saúde financeira do negócio. Portanto, os encargos devem ser considerados e planejados para haver um bom controle de fluxo de caixa, capital de giro e outros indicadores financeiros.

Planejamento para crescimento e contratação

Em relação aos pagamentos planejados, outro motivo para que a empresa conheça os encargos trabalhistas é o planejamento de crescimento do negócio e contratação de funcionários.

Os gestores só poderão realizar planejamentos de expansão realistas se souberem o custo médio com a contratação de funcionários. Afinal, é comum que, aumentando a produção, o número de empregados também suba.

Desse modo, o crescimento deve considerar as despesas geradas e verificar se ele é capaz de suprir toda a demanda de valores.

Perguntas Frequentes

A seguir, você conhecerá as respostas para perguntas frequentes sobre os encargos trabalhistas:

Qual o percentual de encargos trabalhistas?

Cada encargo trabalhista devido ao empregado tem um percentual diferente. Por exemplo, o adicional noturno é de 20%, já a insalubridade varia entre 10% e 40%. Logo, o cálculo a ser feito é somar o valor devido durante o ano e dividir o encargo por 12, correspondente a cada mês.

Quais são os encargos da folha de pagamento?

Os principais encargos trabalhistas e sociais que incidem sobre a folha de pagamentos são:

• Férias;
• Décimo terceiro;
• FGTS;
• Licenças;
• Adicionais de insalubridade e noturno;
• Vale-transporte;
• INSS.

Quanto custa um funcionário para uma empresa?

Para saber o custo de um funcionário para a empresa, é fundamental considerar, além do salário, todos os encargos trabalhistas. O cálculo considera os pagamentos devidos mês a mês, além de uma média anual a respeito de pagamentos esporádicos, como o décimo terceiro e férias.

Conclusão

Pronto! Agora, você já sabe quais são os encargos trabalhistas da CLT e como calcular esses custos. Lembre-se da importância desse conceito, tendo em vista que ele influenciará, tanto na contabilidade do negócio quanto no planejamento e estratégias financeiras.

Ainda ficou com alguma dúvida sobre os encargos trabalhistas? Então, deixe um comentário no post para podermos ajudá-lo!