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Informações como receitas, despesas, resultados líquidos, inadimplência, aumento ou diminuição do faturamento, dão suporte a resoluções a empresa.
Guia prático do Relatório Financeiro
Os relatórios financeiros são instrumentos que possibilitam ao empresário tomar decisões importantes e estratégicas sobre o seu negócio. Informações como receitas, despesas, resultados líquidos, inadimplência, aumento ou diminuição do faturamento, quando disponíveis com agilidade e expressas de forma clara e objetiva, dão suporte a resoluções para um direcionamento assertivo da empresa, pautando eventuais investimentos futuros, reduções de custos, dentre outras ações.
Apesar de sua indiscutível relevância, um relatório financeiro bem elaborado, personalizado e funcional é algo quase raro. Encontramos muitos padrões engessados nos sistemas, por vezes extensos, de difícil interpretação e que não destacam nem relacionam dados essenciais para cada organização. Por isso mesmo, elaboramos um guia prático para auxiliar na compreensão dos relatórios financeiros mais utilizados, bem como na construção de um modelo eficiente para a sua empresa.
Existem diversos tipos de relatórios financeiros, contudo os mais utilizados – seja por obrigatoriedade ou eficiência – são os seguintes:
Balanço Patrimonial
É o relatório que oferece ao empresário um “raio-x” completo e preciso da situação contábil e econômica da organização, apresentando dados como os ativos (bens e direitos), os passivos (obrigações com terceiros) e o patrimônio líquido, que refletem a saúde financeira da empresa.
Para ter valor legal, o Balanço Patrimonial deve ser elaborado e assinado por um Contador, atribuindo mais peso e transparência ao documento.
Demonstrativo de Resultado do Exercício (DRE)
Segundo a Lei 6.404/1976, que dispõe sobre as sociedades por ações, um demonstrativo financeiro deve ser apresentado anualmente, ao fim de cada exercício social. Entretanto, devido à eficiência e fácil visibilidade do DRE – que apresenta resultados líquidos e possíveis lucros ou prejuízos -, é comum que algumas empresas gerem esse relatório mensalmente ou trimestralmente, de forma a auxiliar as tomadas de decisões gerenciais e eventuais ajustes de rota.
Demonstração do Fluxo de Caixa (DFC)
O Fluxo de Caixa é um relatório que serve como base de sustentação do negócio, uma vez que apresenta todas as entradas e saídas de recursos financeiros em dado período, trazendo visão ampla sobre as movimentações e permitindo que o gestor direcione adequadamente os recursos e reservas disponíveis.
Relatórios de Contas a Pagar e a Receber (CPA) e (CRE)
Simples, porém muito eficiente, esse relatório possibilita ao empresário um controle dos fluxos de recebimentos e de pagamentos, a fim de mantê-los equilibrados. Através dele também se consegue prever a demanda de caixa e pontuar necessidades de melhorias nos processos de faturamento e/ou de vendas da empresa.
Agora que já pontuamos os principais relatórios financeiros, vale a pena abordar os dados que merecem mais atenção nesses documentos. Claro que cada empreendimento tem a sua especificidade, mas algumas informações são universais e não podem deixar de ser analisadas, independentemente do segmento de atuação ou do porte da empresa. Destacamos três:
Custos Operacionais
Os custos operacionais (OPEX) são fundamentais no relatório financeiro, apresentando todos os itens despendidos para manter o negócio em atividade, tais como taxas de ocupação (aluguel/condomínio/IPTU), folha de salários e contratação
de terceirizados, energia elétrica, manutenções, Internet, dentre outros. Um controle rigoroso do OPEX possibilita identificar desperdícios e manter uma estrutura otimizada.
Fluxo de Caixa
A saúde financeira de uma empresa depende de um fluxo de caixa positivo e para tanto não se pode descuidar de uma regra básica: a empresa deve receber dos seus clientes antes de ter que pagar os seus fornecedores. É através do relatório de Fluxo de Caixa que o empresário poderá visualizar e controlar os prazos médios de recebimento e de pagamentos, mantendo-os equilibrados e com margem. Adicionalmente sobre este ponto, é recomendável buscar descontos junto aos fornecedores, sempre que possível, além de viabilizar outras receitas financeiras.
Resultados
O resultado obtido é a diferença entre os valores do que foi vendido e o que a empresa tem de pagar aos fornecedores, além do custo operacional. Vale lembrar – apesar de óbvio – que é muito importante que todos os dados sejam lançados de forma correta, a fim de que o gestor possa confiar nos resultados e tomar as decisões adequadas. A integração dos bancos com os sistemas de gestão minimiza o risco de inconsistências.
Personalização
Partindo dessas premissas básicas, é chegado o momento de construir o seu próprio relatório financeiro, adequado à realidade da sua empresa. O documento precisa ser criado com muita atenção, após definição das informações que são relevantes para análise e monitoramento periódico.
O tamanho e a complexidade do relatório não são primordiais. Ao contrário, deve-se prezar pela simplicidade, elaborando um documento que facilite a leitura e a interpretação dos dados, se possível com soluções visuais como gráficos e dashboards. Na medida em que a empresa for se desenvolvendo, novas informações serão adicionadas e os controles incrementados.
O importante desde o início é que os processos gerenciais do seu negócio estejam muito bem definidos, pois eles terão impacto direto na produção de dados confiáveis, na organização das métricas de acompanhamento e na automação de tarefas que tornarão mais práticas a manipulação das informações financeiras e a elaboração dos relatórios.
Apesar de muito comuns em pequenas empresas e em negócios que estão começando, as planilhas de Excel cada vez mais cedem lugar aos sistemas de gestão financeira, agregando agilidade no levantamento dos dados, simplificando processos burocráticos e proporcionando significativa economia de tempo e de esforços dos colaboradores. Atualmente existem no mercado diversas opções de softwares, para todos os portes de empreendimentos e níveis de orçamentos. Vale a pena o investimento!
No mais, respeitadas as peculiaridades e os processos gerenciais de cada negócio, recomendamos a definição de uma periodicidade adequada para geração e análise dos relatórios financeiros, com rigor no cumprimento dos prazos. A apuração e apresentação mensal dos dados nos parece ideal, na medida em que permite um acompanhamento mais eficiente e intervenções em tempo hábil, essenciais a uma gestão de excelência