Código influencia tributos, substituição tributária e benefícios fiscais; veja como preencher corretamente e evitar multas de até 1% do valor da mercadoria
O preenchimento correto da Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) nas notas fiscais é obrigatório em todas as operações com mercadorias no Brasil. Utilizado para classificar produtos de forma padronizada, o código influencia diretamente a incidência de tributos, o controle de estoque e até a concessão de benefícios fiscais. Apesar disso, ainda gera dúvidas entre contribuintes e profissionais da contabilidade.
Composto por oito dígitos, o NCM é utilizado por todos os países do Mercosul desde 1995 e se baseia no Sistema Harmonizado de Designação e Codificação de Mercadorias (SH), adotado internacionalmente por mais de 190 países. No Brasil, o uso indevido ou incorreto do código pode resultar em autuações fiscais, multas e rejeição de documentos fiscais eletrônicos.
O que é NCM na nota fiscal?
A Nomenclatura Comum do Mercosul (NCM) é um código numérico que identifica mercadorias de forma padronizada em operações internas e de comércio exterior. Desde janeiro de 1995, o código é obrigatório para todas as mercadorias comercializadas ou importadas nos países do Mercosul.
O NCM é composto por oito dígitos. Os seis primeiros representam a classificação no Sistema Harmonizado (SH), e os dois últimos são definidos pelo Mercosul. Seu objetivo é unificar a identificação de produtos para facilitar o controle aduaneiro, a tributação e a emissão de notas fiscais eletrônicas.
Como o NCM é estruturado?
Cada dígito do código NCM tem uma função específica que indica as características da mercadoria:
- Dois primeiros dígitos (Capítulo): indicam a categoria geral do produto.
- Dois dígitos seguintes (Posição): detalham o tipo de produto dentro do capítulo.
- Quinto e sexto dígitos (Subposição): especificam a subcategoria da mercadoria.
- Sétimo dígito (Item): classifica o produto dentro da subposição.
- Oitavo dígito (Subitem): define a descrição mais precisa da mercadoria.
Exemplo: O código 8703.21.00 refere-se a automóveis para transporte de passageiros com motor de até 1.000 cm³.
- 87: veículos automotores
- 03: automóveis para passageiros
- 2: motor de ignição por centelha
- 1: cilindrada até 1.000 cm³
- 00: especificação final do produto
Qual a importância do NCM para empresas e contadores?
Para o Fisco, o código NCM é essencial para fiscalizar corretamente a circulação de mercadorias e a tributação de operações. Já para as empresas e profissionais contábeis, o código garante segurança jurídica, conformidade com obrigações fiscais e evita erros que possam gerar autuações.
Um NCM preenchido corretamente garante:
- Aplicação correta das alíquotas de tributos, como ICMS, IPI, PIS e Cofins;
- Conformidade com regras de substituição tributária;
- Direito a benefícios fiscais específicos concedidos por estados ou pela União;
- Redução de riscos fiscais relacionados à classificação incorreta;
- Agilidade em operações internacionais e processos aduaneiros.
Quais são os riscos de preencher o NCM incorretamente?
A utilização errada do código NCM pode gerar uma série de problemas fiscais e operacionais, como:
- Rejeição da nota fiscal pelo sistema da Secretaria da Fazenda, caso o código não exista;
- Multas por classificação incorreta, que podem chegar a 1% sobre o valor da operação;
- Perda de benefícios fiscais, caso o produto não seja corretamente identificado;
- Retenção de mercadorias em operações de importação, com devolução ao país de origem;
- Fiscalização intensificada por parte dos órgãos tributários.
De acordo com a Receita Federal, erros na classificação fiscal estão entre os principais motivos de autuação em operações de comércio exterior.
Como identificar o NCM na nota fiscal?
Nas notas fiscais de produtos, o NCM é atribuído individualmente a cada item. O código geralmente está localizado ao lado da descrição do produto ou em uma coluna própria, nomeada “NCM” ou “Código NCM”.
Contadores e contribuintes devem verificar atentamente essa informação, especialmente em operações com múltiplos itens, para garantir que cada mercadoria tenha o código correto.
Como consultar o NCM correto de um produto?
A forma mais segura de descobrir o NCM de uma mercadoria é por meio do sistema Classif, disponível no Portal Único do Comércio Exterior (Pucomex). A plataforma oferece:
- Pesquisa por código ou por palavras-chave;
- Navegação em árvore hierárquica da NCM;
- Atualizações conforme as normas da Receita Federal e do Mercosul.
A consulta também pode ser feita diretamente com a Receita Federal, que disponibiliza orientação por meio da Coordenação-Geral do Sistema Aduaneiro (COANA).
Diferença entre NCM e classificação fiscal
Embora frequentemente usados como sinônimos, NCM e classificação fiscal têm significados distintos:
- Classificação fiscal é o processo de identificar o código correto para um produto com base em sua descrição técnica e finalidade;
- NCM é o resultado final desse processo, ou seja, o código numérico atribuído à mercadoria.
O processo de classificação deve seguir regras da OMA (Organização Mundial das Alfândegas) e observações legais aplicáveis à legislação brasileira.
Substituição tributária e o papel da NCM
A substituição tributária é um mecanismo que antecipa a cobrança de impostos, como o ICMS, para um elo da cadeia produtiva, geralmente o fabricante ou importador. O NCM é um dos critérios utilizados para definir quais produtos estão sujeitos a essa sistemática.
Se a classificação estiver errada, a empresa pode recolher um imposto indevido ou deixar de recolher o devido, o que acarreta riscos de fiscalização e autuação.
NCM também ajuda na gestão de estoque
Além das obrigações fiscais, a NCM tem utilidade prática na logística interna das empresas. O código facilita o agrupamento de mercadorias por categoria, o que auxilia no controle de entrada e saída, na organização física do estoque e na elaboração de relatórios gerenciais.
Empresas com grande volume de produtos podem utilizar a NCM para identificar padrões de consumo, facilitar a reposição de mercadorias e reduzir custos operacionais.
O que fazer em caso de erro no código NCM?
Caso a empresa identifique o uso incorreto de um NCM em nota fiscal, o ideal é:
- Cancelar ou corrigir a nota fiscal via carta de correção eletrônica (CC-e), se possível;
- Regularizar o recolhimento dos tributos, se houver diferença de alíquotas;
- Atualizar o cadastro do produto nos sistemas de gestão para evitar reincidência;
- Consultar a Receita Federal, caso persistam dúvidas sobre a classificação correta.
Recomenda-se também manter uma rotina periódica de revisão da tabela de NCMs utilizados pela empresa, especialmente diante de alterações nas regras fiscais.
Por fim, a correta utilização do código NCM na nota fiscal é uma etapa essencial para garantir a conformidade tributária, evitar sanções e assegurar os direitos fiscais das empresas. Contadores, analistas fiscais e empresários devem compreender o papel da NCM não apenas como um requisito burocrático, mas como uma ferramenta estratégica para a gestão tributária e operacional do negócio.
Para mais informações sobre o tema, consulte o site da Receita Federal ou acesse outras matérias no Portal Contábeis sobre substituição tributária, cadastro de produtos e obrigações fiscais estaduais.
Com informações adaptadas da IOB Notícias